Betalning mot faktura
Huvudregeln är att inköp till verksamheten ska göras inom avtal samt betalas via faktura. Endast när detta inte är möjligt får eget utlägg ske och
då ska denna e-tjänst användas. Observera att alla utlägg i tjänsten ska vara godkända av behörig chef innan utlägget görs!
Nödvändigt för tjänsteutövningen
Köpt vara eller tjänst ska vara nödvändig för tjänsteutövningen. Ersättning för privata inköp utgår naturligtvis inte. Vid tveksamhet rådfrågas överordnad chef.
Underlag
För att ersättning ska utgå måste underlag i form av kvitto, nota, faktura eller dylikt som stärker utlägget, bifogas.
Om det inte framgår av underlaget vad köpet avser ska ett s k skrivet kvitto begäras och bifogas. Eventuell faktura från kontokortsföretaget ska däremot inte bifogas. När du ansöker om ersättning för utlägg måste ditt kvitto/underlag intyga att du faktiskt har betalt.
Detta innebär bl.a. att det inte räcker att skicka in en bokningsbekräftelse som underlag, utan du behöver kunna påvisa att betalningen är genomförd. Saknas kvitto/betalningsunderlag utgår ingen ersättning. Inga privata inköp får förekomma på inlämnade kvitto.
Attest
Beslutsattest får ej utföras av den person till vilken ersättningen för utlägget ska betalas.
Utbetalning
Utbetalning görs till det bankkonto som är anmält via SUS. Utlägg under 100 kr kan även utbetalas via swish, då måste mobilnummer anges.
Personalsociala aktiviteter
Avser utlägget personalsociala aktiviteter ska även syfte och delltagare bifogas.
Parkeringsbiljett
Avser utlägget parkeringsbiljett ska även syftet bifogas.
Villkor för ersättning vid utlägg
Godkännande av förskott i tjänsten sker digitalt i ekonomisystemet av överordnad chef.
Vid frågor vänligen kontakta
ekonomi.sof@helsingborg.se